Если вы решили поставить компанию на учет по адресу помещения, которое будет использоваться по договору аренды, стоит получить у собственника согласие. Оно оформляется в форме гарантийного письма. Документ не является обязательным при регистрации ООО, но ФНС часто запрашивает его дополнительно. Рассмотрим основные вопросы касаемо гарантийных писем.
Пример гарантийного письма от физического лица
Образец гарантийного письма от юридического лица
1. Когда юрлицо предоставляет в ФНС гар.письмо
Причины, по которым фирма может запросить гарантию у своего арендодателя,могут быть разными:
- Для налоговой, которая часто запрашивает гарантию для регистрации адреса компании.
- Для своей безопасности, если контрагент непроверенный.
- Для уверенности, что компания может рассчитывать на аренду помещения и его не сдадут другой фирме, пока ООО проходит регистрацию.
Подобное письмо не является договором и его предоставление фактически не накладывает на арендодателя никаких обязанностей. Даже в случае, если в нем подробно расписать параметры соглашения, расценивать гарантию в роли предварительной договоренности не следует.
2. Кто составляет документ
Арендодатель готовит письмо собственноручно, отражая в нем свое согласие на сотрудничество с конкретным ООО. Предоставить гарантию может и юридическое лицо, и физическое — для налоговой не имеет значения, кто является собственником объекта.
В представленных выше шаблонах больших отличий также не присутствует.
3. Что должно быть в гар.письме
Обязательные пункты, которые нужно включить в текст гарантии для признания документом:
- Указать данные человека или компании, которая предоставляет помещение в аренду и дает данную гарантию. Физлицам достаточно указать паспортные данные, а юрлица записывают свои реквизиты.
- Данные налоговой, в которой компания пройдет регистрацию (название, номер).
- Конкретное описание и параметры объекта — адрес, количество квадратных метров, номер офиса, расположение на этаже и пр.
- Параметры фирмы, которой адресуется гарантия: название по уставу, ФИО исполнительного органа.
- Фразу о согласии на предоставление объекта в аренду.
При подготовке данного документа учитывайте также стандарты этикета:
- Придерживайтесь стилистики делового письма.
- Распечатывайте или пишите от руки на листе бумаги А4.
- Не забывайте об указании реквизитов, проставлении печати (если есть), оставьте место для подписи.
- Если автором документа является компания, она может использовать бланк фирмы.
4. Правила заполнения документа в 2025 году
Так как письменная гарантия не является ни договором, ни офертой, то и определенного бланка для нее не установили. Её можно составлять произвольно, но не забывать об указании ряда основных моментов, которые сделают обычное письмо гарантийным.
Первая часть письма состоит из оформления “шапки”. В нее вносятся контакты и реквизиты владельца объекта недвижимости. Важно писать действующий мобильный номер, чтобы представитель ИФНС мог связаться с собственником. Фирма-арендатор вписывается в роли адресата, а также здесь указываются данные налоговой, куда компания будет предоставлять гарантию.
Следующая часть начинается с заголовка, соответствующего наименованию самого документа — пишем “Гарантийное письмо” в центре листа.
Содержание описывается произвольно, выражая такие нюансы:
- описание объекта аренды (адрес, площадь и т.п.);
- возможность сдачи объекта в пользование и намерения в отношении фирмы, которой адресуется письмо;
- наличие оснований для распоряжения объектом (права собственности, разрешение на субаренду);
- отсутствие оснований, препятствующих пользованию недвижимостью (подтвердить, что объект не в залоге, не под арестом или обременением);
- гарантию того, что при условии законной регистрации ООО арендодатель заключит с ним договор на аренду.
К гарантийному письму принято прикреплять копию правоустанавливающего документа, который подтвердит правомерность действий арендодателя. В заключительной части владелец объекта подписывается под текстом в одностороннем порядке и, при наличии печати, ставит оттиск.
5. Варианты предоставления письма с гарантией в ФНС
Арендатор просит собственника помещения о выдаче гарантии для налогового органа и сам подает полученный документ. Как это сделать:
- Можно обратиться в инспекцию лично, записавшись на прием. Если предоставление письма совпадает с моментом подачи документов на регистрацию компании, то помните — все учредители должны явиться единовременно и остальные документы должны быть подготовлены в полном объеме.
- Допускается почтовая отправка гарантии, но в этом случае следует использовать ценное отправление. Также во многих регионах популярна отправка курьерскими службами.
- Удаленная подача через сервис налоговой возможна только если у юрлица имеется цифровая подпись.
Автора документа следует заранее оповестить о возможном звонке из налоговой инспекции.
Если компания встает на учет по прописке руководителя, то писать гарантию не нужно — её заменяет документ “согласие собственника”.
6. В каких случаях ФНС разрешает регистрировать фирму по адресу прописки
В законе нет запрета на учет ООО по месту домашнего адреса его руководителя. Но у директора или учредителя должны иметься права на проживание в указанном помещении — регистрация или право собственности, или основания законного проживания на иных условиях, например, договорных.
Важно: если объектом владеют несколько человек, от них потребуется получить письменное разрешение на размещение фирмы — так они подтвердят, что регистрация компании не нарушит их интересов.